Introduzione alle Query in Microsoft Access

Le query sono uno degli strumenti più potenti di Microsoft Access, permettendoti di estrarre, visualizzare e analizzare i dati in modo efficiente. Questa guida ti introdurrà ai concetti base delle query, mostrandoti come crearle e utilizzarle per rispondere a domande specifiche sui tuoi dati.

Cosa Sono le Query?

Una query in Microsoft Access è una richiesta di dati specifici da una o più tabelle del database. Le query ti permettono di filtrare, ordinare e combinare dati in modo da ottenere solo le informazioni di cui hai bisogno.

Tipi di Query in Microsoft Access

Microsoft Access supporta diversi tipi di query, ognuna con uno scopo specifico:

1. Query di Selezione: La query più comune, utilizzata per estrarre dati da una o più tabelle.
2. Query di Azione: Modifica i dati nelle tabelle, ad esempio aggiornando o eliminando record.
3. Query a Campi Incrociati: Riassume i dati, mostrando i totali raggruppati in un formato di tabella pivot.
4. Query Unione: Combina i risultati di più query in un unico insieme di risultati.
5. Query Creazione Tabella: Crea una nuova tabella basata sui risultati della query.
6. Query di Accodamento: Aggiunge i risultati della query a una tabella esistente.

Creazione di una Query di Selezione

Le query di selezione sono il tipo di query più utilizzato per estrarre dati specifici da una o più tabelle.

1. Avvio della Creazione di una Query

Procedura:

1. Apri Microsoft Access e carica il database con i dati che desideri interrogare.
2. Vai alla Scheda “Crea” nella barra multifunzione.
3. Seleziona “Struttura Query”: Questo apre una finestra di progettazione in cui puoi definire la tua query.

2. Aggiunta di Tabelle alla Query

Per estrarre dati, devi specificare da quali tabelle o query esistenti vuoi ottenere le informazioni.

Procedura:

1. Aggiungi le Tabelle o le Query: Nella finestra di dialogo “Mostra tabella”, seleziona le tabelle o query che desideri includere e clicca su “Aggiungi”.
2. Chiudi la Finestra di Dialogo: Dopo aver aggiunto tutte le tabelle necessarie, chiudi la finestra di dialogo.

3. Selezione dei Campi

Ora puoi scegliere i campi specifici che desideri includere nei risultati della query.

Procedura:

1. Trascina i Campi nella Griglia di Query: Nella finestra di progettazione della query, trascina i campi dalle tabelle nella griglia sottostante.
2. Ordina e Filtra i Dati: Nella griglia, puoi specificare l’ordine di ordinamento per ogni campo e aggiungere criteri per filtrare i dati.

4. Esecuzione della Query

Dopo aver configurato la query, puoi eseguirla per visualizzare i risultati.

Procedura:

1. Clicca su “Esegui” nella barra multifunzione (icona a forma di punto esclamativo rosso).
2. Visualizza i Risultati: Access mostrerà i risultati della query in una visualizzazione tabellare.

Filtraggio e Ordinamento dei Risultati

Le query di selezione permettono di filtrare i dati per mostrare solo i record che soddisfano determinati criteri.

1. Aggiunta di Criteri di Filtraggio

Puoi restringere i risultati della query aggiungendo criteri ai campi.

Procedura:

1. Aggiungi Criteri alla Griglia di Query: Nella riga “Criteri” della griglia di query, inserisci i criteri che i dati devono soddisfare (ad esempio, > 100 per mostrare solo valori superiori a 100).
2. Esegui la Query: Dopo aver aggiunto i criteri, esegui nuovamente la query per vedere i risultati filtrati.

2. Ordinamento dei Risultati

Puoi anche ordinare i risultati della query in base a uno o più campi.

Procedura:

1. Specifica l’Ordine di Ordinamento: Nella riga “Ordinamento” della griglia di query, scegli “Crescente” o “Decrescente” per i campi che desideri ordinare.
2. Esegui la Query: Visualizza i risultati ordinati eseguendo nuovamente la query.

Salvare e Riutilizzare le Query

Dopo aver creato una query, puoi salvarla per riutilizzarla in futuro.

1. Salvare una Query

Procedura:

1. Salva la Query: Clicca sull’icona del dischetto nella barra multifunzione o premi Ctrl + S.
2. Assegna un Nome: Inserisci un nome descrittivo per la query e clicca su “OK”.

2. Modificare una Query Esistente

Puoi sempre modificare una query esistente per adattarla a nuove esigenze.

Procedura:

1. Apri la Query: Clicca con il tasto destro sulla query nel riquadro di navigazione e seleziona “Visualizzazione Struttura”.
2. Apporta le Modifiche: Aggiungi o rimuovi campi, cambia i criteri o modifica l’ordinamento.
3. Salva le Modifiche: Salva la query per mantenere le modifiche apportate.

Esempio Pratico di Creazione di una Query

Scenario:

Supponiamo di avere una tabella Clienti e di voler creare una query per visualizzare solo i clienti che vivono a “Milano” e hanno effettuato ordini superiori a 1000 euro.

Procedura:

1. Crea una Nuova Query: Vai su “Crea” > “Struttura Query” e aggiungi la tabella Clienti.
2. Seleziona i Campi: Aggiungi i campi Nome, Cognome, Città, e TotaleOrdini alla griglia di query.
3. Aggiungi i Criteri: Inserisci ="Milano" nella riga “Criteri” per il campo Città e > 1000 per il campo TotaleOrdini.
4. Esegui la Query: Clicca su “Esegui” per visualizzare i clienti che soddisfano questi criteri.
5. Salva la Query: Salva la query con un nome descrittivo, come “Clienti_Milano_Ordini_Alti”.

Conclusioni

Le query sono strumenti essenziali in Microsoft Access per estrarre e analizzare i dati in modo mirato e efficiente. Che tu stia cercando di visualizzare specifici insiemi di dati, aggiornare informazioni o creare report, le query ti offrono la flessibilità di cui hai bisogno. Comprendere come creare e gestire le query ti permetterà di sfruttare al massimo le potenzialità del tuo database, migliorando la tua capacità di prendere decisioni basate sui dati.